Quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam

(Luật Tiền Phong) – Giấy tờ nước ngoài muốn được sử dụng tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, thì giấy tờ Việt Nam muốn được sử dụng tại nước ngoài cũng phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam và hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Đối với thủ tục hợp pháp hóa tại nước ngoài sẽ tuân theo quy định pháp luật nước ngoài hiện hành, còn đối với thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam thì như thế nào? Có rất nhiều khách hàng gọi điện đến Luật Tiền Phong để hỏi về thủ tục này, vì vậy để giải đáp thắc mắc của Quý Khách hàng, Luật Tiền Phong sẽ tư vấn về thủ tục này như sau:

Quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Bước 1: Dịch thuật, công chứng tài liệu

Trước khi thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, khách hàng nên dịch thuật và công chứng bản dịch đó sang tiếng nước ngoài mà tại quốc gia đó họ đang sử dụng.

Quý khách nên chọn những văn phòng dịch thuật uy tín để đảm bảo chắc chắn rằng bản dịch của mình sẽ đảm bảo chuẩn về mặt nội dung.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tài liệu tại Cục lãnh sự – Bộ Ngoại giao

Trình tự thủ tục Chứng nhận lãnh sự như sau:

1. Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự:

a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:

a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc

b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

4. Các loại giấy tờ, tài liệu được chứng nhận lãnh sự:

Việc chứng nhận lãnh sự theo các trường hợp được nêu tại điểm 3 như trên đây được áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:

a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;

b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

5. Thời hạn thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự:

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

6. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Bước 3: Chứng nhận lãnh sự tài liệu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Trình tự thủ tục như sau:

1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận ở Bước 2 (theo quy định tại Điều 11 hoặc Điều 12 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự), kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

2. Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo.

3. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

4. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Bên cạnh đó, khách hàng cũng nên tìm hiểu pháp luật của nước nơi mà khách hàng di chuyển đến để chuẩn bị hồ sơ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của nước đó cho phù hợp và giảm thiểu thời gian, công sức thực hiện thủ tục.

Trên đây là nội dung tư vấn của luật sư, hy vọng giúp bạn làm sáng tỏ vấn đề mà bạn đang quan tâm, nếu bạn còn băn khoăn hoặc cần tư vấn chi tiết hơn nữa, vui lòng kết nối đến tổng đài 091 616 2618/ 0976 714 386 để được hỗ trợ.

=============================

CÔNG TY LUẬT TNHH TIỀN PHONG

Hotline: 091 616 2618/ 0976 714 386

Hotmail: contact@luattienphong.vn

Địa chỉ: Tòa nhà Bình Vượng, số 200 Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội